Bokar du eller blir du bokad?

Många som jag träffar har fullbokade kalendrar, inkorgar eller chattar som svämmar över och en känsla av att aldrig "hitta tid". Men frågan är om vi någonsin kommer att "hitta tid" eller om det faktiskt gäller att ta sig tid.

Är kalendern öppen för att bli inbokad på en massa möten och saker som andra vill att du ska göra eller har du tagit kommandot och bokar in det du faktiskt behöver, vill och ska göra? 

Fundera på ifall det skulle göra skillnad för dig om du satte dig ner och planerade, inte bara dagen och veckan utan att du också lite mer långsiktigt tog höjd i kalendern för uppgifter som du med största sannolikhet kommer att behöva ha tid till att göra. 

Har du återkommande möten inbokade som du ofta behöver förbereda? Eller kan ett möte innebära lite efterarbete? Kanske är det då idé att redan nu boka in tider i kalendern någon dag eller några dagar före respektive efter dessa möten?

 Har du månads- eller kvartalsrapporteringar som kräver tid och där du ofta blir sittande kvällar och helger för att det är fullbokat med annat just då? Skulle du kunna ta höjd för detta långt i förväg och därmed lite lättare kunna tacka nej till eller skjuta på sånt som inte är lika prioriterat.

Kanske behöver du, liksom många av de jag utbildar, boka in återkommande tid för lite "catch up", admin eller fokustid. Då kan du dessutom på ett enkelt sätt styra mail och annat till denna dag, bl a genom att flagga dina mail med datum. Då har du alltid en uppdaterad att göra lista framför ögonen och slipper fundera över vad det var du skulle göra under den egna tiden du bokat in.

 Att du blir duktig på att boka egen tid i kalendern hindrar ju såklart ingen från att skicka en mötesförfrågan, men du har då en möjilghet att snabbt avgöra om det du redan har inbokat är viktigare än mötet någon just föreslagit. Om du inte kan tacka nej till mötet så vet du i alla fall att du behöver planera om för att även få den andra uppgiften gjord.

 En vanlig invändning till att även planera in det egna arbetet i kalendern är att man då blir alldeles fullbokad och andra har svårt att hitta tider för att boka möten. Ett tips är då att använda funktionen "tillgänglig, preliminär, upptagen osv" i Outlook (eller motsvarighet i andra mailprogram) för att signalera både för dig själv och andra vad som gäller.

 Är du inte redan duktig på att boka in tid i kalendern innan andra gör det åt dig så är min uppmaning att avsätta en liten stund, helst varje dag, för att börja ta kommandot över din tid.

 Lycka till och ha en härlig helg!